KVKK POLİTİKASI
KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
- GENEL BİLGİLENDİRME
İşbu imha politikası Ankara Ticaret Sicilinde 44759 numarası ile kayıtlı, Macun Mahallesi 204. Cadde No: 19 Yenimahalle/Ankara adresinde mukim Ankara Billuriye Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ. (Bundan sonra “ANKARA BİLLURİYE” olarak geçecektir) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca bu verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin ANKARA BİLLURİYE tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ve herhangi bir nedenle ANKARA BİLLURİYE nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarının kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
- İLGİLİ KİŞİLERİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda ANKARA BİLLURİYE: veri sorumlusunun kimliği, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin sahip olduğu haklar konusunda ilgili kişinin niteliğine ve veri işleme sürecine göre aydınlatma yapmaktadır. Bu kapsamda ilgililerin görebilecekleri alanlara, Şirket içerisinde ziyaretçilerin görebilecekleri alanlara Aydınlatma Metinleri yerleştirilmiştir. ANKARA BİLLURİYE resmi internet sitesinde bu Politika ile birlikte aydınlatma metni ve başvuru formu da yayınlanmıştır.
- KAPSAM VE AMAÇ
Bu Politika’nın temel amacı, ANKARA BİLLURİYE tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen ilkeler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda müşterilerimizi, çalışanlarımızı, çalışan adaylarımızı, ziyaretçilerimizi, iş birliği içinde olduğumuz kurumların hissedar ve çalışanlarını ve üçüncü kişileri bilgilendirerek şeffaflık sağlamaktır.
Bu Politika; müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLEMESİ POLİTİKASI
ANKARA BİLLURİYE tarafından Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Uygulanacak İlkeler aşağıda belirtilmiştir. ANKARA BİLLURİYE tarafından işlenen tüm kişisel veriler KVKK ve GDPR’a uygun şekilde işlenmektedir. Kişisel verilere ilişkin ilkelerimiz kapsamında kişisel veriler:
- Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun işlenecektir.
- Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanacaktır.
- Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenecektir.
- İşlendikleri yasal amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak kullanılacak ve açıklanacaktır.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilecektir.
- ANKARA BİLLURİYE TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE KİŞİSEL VERİLERİN, KVKK’NUN 5. MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLEME
Kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz, bu doğrultuda, kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Buna Göre:
- Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.
- Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde hukuka uygun olarak işlenebilecektir.
- Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
- Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Şirketimizin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.
- Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ
Şirketimiz, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır. (Bkz.: Kişisel Verilerin İşlenmesi Bilgilendirme Metni)
- ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Şirketimiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, yasada öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
KVKK’na uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVKK tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise de kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilir.
- ÇALIŞAN ADAYININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
ANKARA BİLLURİYE, çalışan adaylarının işe alım sürecinde kişisel verilerini İş Kanunu ve sair ilgili mevzuatta işverene yüklenen yasal yükümlülükleri yerine getirmek, ANKARA BİLLURİYE İnsan Kaynaklarının belirlediği faaliyetlerin icrası, işe alımın gerçekleştirilmesi amacıyla aydınlatma yükümlülüğünü de yerine getirerek ve esas olarak kişinin açık rızasını alarak işlemektedir. Çalışan adaylarının kişisel verileri iş görüşmesi veya gerek yazılı gerekse elektronik herhangi bir araçla toplanıp, işlenmektedir. ANKARA BİLLURİYE uluslararası bir şirket olduğundan ve farklı ülkelerde bilişim sistemlerini yeri geldiğinde tuttuğundan ve yeni adayların değişik pozisyonlarda, yerlerde değerlendirilmesi mümkün olduğundan düzenlemelere uygun olarak kişisel verilerin korunmasına ilişkin yeterli korumanın bulunduğu diğer ülkelerde ki ANKARA BİLLURİYE bağlı şirketlerine aktarılabilmektedir. ANKARA BİLLURİYE bu verileri yasal bir şekilde talep edilmesi halinde ilgili resmi kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir. Çalışan adaylarının kişisel verilerinin işlenmesindeki temel gaye işe alım olmakla birlikte aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesi için de kişisel veriler işlenebilmektedir:
- Adayın niteliğini, tecrübesini ve ilgisini açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,
- Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle (referanslar gibi) iletişime geçip aday hakkında araştırma yapmak,
- Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan yurtiçinde veya yurtdışında açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,
- İlgili mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak.
Çalışan adaylarının kişisel verileri de işbu KVK Politikasının Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri başlığında değinilen sürelere uygun tutulmaktadır. Bu sürenin ikmaliyle birlikte kişisel veriler imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
- ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ
ANKARA BİLLURİYE tarafından, çalışanlarımızdan, aşağıda belirtilen kişisel veriler, İş sözleşmesine bağlı gerekliliklerin yerine getirilebilmesi, özlük dosyasının tutulabilmesi, ücretli/ücretsiz/mazeret izinlerinin takibi, onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması, puantaj/bordro oluşturulması, ücret ödemesi yapılabilmesi, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirilebilmesi, SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, emniyet bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması, zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılması, işyeri güvenliğinin sağlanabilmesi, Şirketimiz tarafından hizmet verilen müşterilere karşı gerek mevzuattan gerekse sözleşmeden kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, icra müdürlüklerinin talimatı doğrultusunda maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması, iş kazası halinde yasal bildirimlerinin yapılması, iş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yerine getirilebilmesi, resmi kurum ve kuruluşların karar, talep ve talimatlarının yerine getirilebilmesi, Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması, Şirket çalışanlarının satış performanslarının takibi ve raporlanması, iş avansı/masrafı ödemelerinin yapılabilmesi, çalışan portalının oluşturulabilmesi, irtibat ve iletişimin sağlanabilmesi, kartvizit basılması, kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması, Şirket aracı kullanımının takip edilmesi, servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması, çalışma esnasında kullanılacak kıyafetin, ayakkabının tedarik edilmesi, iş e-postası, Şirket ERP sistemlerinin, yazılımlarının kullanımı, Çalışan memnuniyetin ölçülebilmesi, eğitim planlamasının yapılması, eğitimlerin raporlaması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi, acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması, tedarikçi ve çalışanlarına irtibat amaçlı iletişim verilerinin aktarılması …. Gibi amaç ve hukuki sebepler ile ancak bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenebilir.
Şirketimiz tarafından çalışanlarımıza karşı yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, asıl işveren – alt işveren ilişkileri kapsamında müşterilerimize karşı gereken yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, İş Kanunu, 5510 sayılı kanun, vergi kanunları ve diğer ilgili mevzuat kapsamında mali ve hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi amacıyla;
- Özlük dosyası kapsamında;
Kimlik ve İletişim Bilgileri: Ad, soyadı, doğum tarihi, doğduğu ülke, doğduğu şehir, cinsiyet, medeni durumu, TC kimlik kartı bilgileri (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı), nüfus cüzdanı sureti( Eski tip nüfus cüzdanlarında din bilgisi)Telefon numarası, açık adres bilgisi, e-posta adresi, Şirket içi iletişim bilgileri (dahili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi)
Aile Bilgileri : Evlilik cüzdanı; eş ve çocuklarının adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası cinsiyeti, doğum tarihi, boyu, kilosu, görevi, telefon numarası; yakınlarının adı, soyadı ve telefon numarası
Ücret ve Ayni Haklara İlişkin Bilgiler: Maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı
Eğitim Bilgisi: Öğrenim durumu, sertifika aldığı kurs ve seminer bilgileri, yabancı dil bilgisi, staj durumu, katılım sağladığı eğitimler, eğitimlere ilişkin bilgiler, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite bilgileri ve performans bilgileri, diploma bilgileri, özgeçmiş, Yurtiçi ve yurtdışı eğitim, görevlendirme, denetim vb.
Özel Nitelikli Diğer Veriler : Askerlik tecili, araç plakası, araç ruhsatı sureti, araç km bilgisi, araç lokasyonu, ehliyet sureti, trafik cezası sorgulama sonucu, özel sandık adı, özel sandık giriş tarihi, özel sandık sicil no, ayakkabı numarası, giysi bedeni, boy, kilo, adli sicil kaydı,
- İş akdinin devamı kapsamında;
Şirket giriş çıkış kayıtları, internet erişim logları, günlük mola ve aktivite verileri, kamera kaydı, ses kaydı, şahsa tahsis edilen ve/veya kullanımına sunulan araç ve benzin kullanımınızın takibine ilişkin veriler, sağlık verileri, işyeri hekimi kayıtları,
6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.
- TANIMLAR
KVKK | 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
|
Anayasa | 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
|
Veri İşleyen | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişi. |
Veri Sahibi | ANKARA BİLLURİYE Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ.’nin ticari ve istihdam ilişkisi içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, iş ortakları, hissedarları, yetkilileri, çalışan adayları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, işbirliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen gerçek kişiler. |
İlgili Kişi/Kişiler | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi ya da kişiler |
Veri Sorumlusu | ANKARA BİLLURİYE Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ.; Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
Açık Rıza | Kişinin sahip olduğu verinin işlenmesine kendi isteği ile ya da karşı taraftan gelen talep üzerine onay vermesi. |
İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kanun’un 6. maddesinde belirtilen ve mahiyetleri itibariyle işlenmesi ve korunması daha özel şartlara bağlanan verilerdir (örn. sağlık verileri, ceza mahkumiyeti verileri, vb). |
Kişisel Veri Envanteri | Şirketimizin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri, |
Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir |
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi | Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. |
Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
KVK Kurulu / Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
KVK Kurumu | Kişisel Verileri Koruma Kurumu |
- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ
Çalışan Adayı / Stajyer Adayı | Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişidir. |
Eski Çalışan | Şirketimiz ile arasındaki iş sözleşmesi herhangi bir nedenle (işten ayrılma, işten çıkarılma, emeklilik, vb.) son bulmuş gerçek kişidir. |
Etkinlik Katılımcısı | Şirketimizin düzenlenmiş olduğu etkinliklere, organizasyonlara ve benzeri faaliyetlere katılım sağlayan gerçek kişidir. |
Bursiyer | Sosyal sorumluluk faaliyetlerimiz doğrultusunda Şirketimizin mali yardım olanakların faydalanan gerçek kişidir. |
Görüş /Şikayet / Öneri ve Bilgi Talebi Sahipleri | Şirketimiz ürün ve hizmetlerinden yararlanmış olsun veya olmasın görüşlerini/şikayetlerini/önerilerini veya bilgi ve diğer taleplerini Şirketimize ileten gerçek kişidir. |
Ziyaretçi | Şirketimiz yerleşkelerini, internet sitelerini ziyaret eden veya Şirketimizin misafir internet ağına katılmış gerçek kişidir. |
Kampanya / Yarışma Katılımcısı | Şirketimizin düzenlemiş olduğu kampanyalara veya yarışmalara katılım sağlayan gerçek kişidir. |
Veri Sahibi Yakınları | Şirketimiz ürün ve/veya hizmetlerinden yararlanan kişilerin ve/veya çalışanlarımızın aile üyeleri ve yakınları olan kişidir. |
Tedarikçi Çalışanı / Yetkilisi / Hissedarı | Şirketimiz ile arasındaki mevcut ve/veya ileride kurulması muhtemel sözleşmeye istinaden Şirketimize mal ve/veya hizmet sağlayan şirketlerin hissedarları, yetkilileri veya çalışanları olan gerçek kişidir. |
İş Ortağı Çalışanı / Yetkilisi / Hissedarı | Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken şirketimizin ürün ve hizmetlerinin satışı, tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği, ortak müşteri bağlılığı programlarının yürütülmesi gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu şirketlerin hissedarları, yetkilileri veya çalışanları olan gerçek kişidir. |
Diğer 3. Kişiler | İşbu Politika kapsamında dahil olup ANKARA BİLLURİYE Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ. Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen gerçek kişiler ve diğer 3. kişilerdir. |
- KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU
ANKARA BİLLURİYE, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır. Bu kapsamda ANKARA BİLLURİYE kişisel veri envanteri içerisinde aşağıda sayılanlarla sınırlı olmamak kaydıyla belirtilen veri kategorileri bulunmaktadır.
Kimlik Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, nüfus cüzdanı ve pasaport no, vergi numarası, SGK numarası, vb. bilgiler. |
İletişim Bilgisi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler. |
Lokasyon Bilgisi | İlgili Kişi’ nin Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Şirket araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS konum verisi. |
İşlem Güvenliği Bilgisi | Veri ilgilisine ait IP adresi, Bilgisayar şifresi, internet erişim kayıtları gibi veriler. |
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi | Şirkete ait fiziksel mekanlara girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb. |
Finansal Bilgi | Şirket’in İlgili Kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, gelir bilgisi gibi veriler. |
Görsel/İşitsel Bilgi | Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olan; fotoğraf ve kamera kayıtları, çağrı merkezi vasıtasıyla alınan ses kayıtlarından ibaret veriler. |
Özlük Bilgisi | Şirket ile kurduğu hizmet akdi uyarınca personel sıfatıyla çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri. |
Eğitim ve Meslek Verileri | Çalışanların, adayların, müşterilerin ve potansiyel müşterilerin iş geçmişi ve eğitim geçmişine ait bilgilerdir. |
Hukuki İşlem Bilgisi | Şirket’in hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler. |
Müşteri İşlem Bilgisi | Ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kanun’un 6. maddesinde belirtilen ve mahiyetleri itibariyle işlenmesi ve korunması daha özel şartlara bağlanan verilerdir (örn. sağlık verileri, ceza mahkumiyeti verileri, vb). |
- KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı |
Tedarikçi | Şirketimizin ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında Şirketimizin veri işleme amaçları ve talimatları doğrultusunda Şirketimize hizmet sunan taraflardır. | Şirketimizin tedarikçiden temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılmaktadır. |
Grup Şirketleri | ANKARA BİLLURİYE Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ. bünyesine doğrudan veya dolaylı olarak bağlı grup şirketleridir. ANKARA BİLLURİYE Tic.İnş.Tur.Gıda ve Teks.San.AŞ.’ye bağlı grup şirketlerine www.Ankara Billuriye.com.tr adresinden ulaşılabilir. | Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin planlanması ve faaliyetlerinin sürdürülmesi, denetim, çalışan aday değerlendirilmesi gibi amaçlarla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılmaktadır. |
Hissedarlar | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin ve denetim faaliyetlerinin tasarlanması konusunda yetkili olan gerçek ve tüzel kişi hissedarlardır. | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılmaktadır. |
Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi/belge talep etmeye yetkili mahkemeler, vergi daireleri v.b kamu kurum ve kuruluşlarıdır. | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılmaktadır. |
Kanunen Yetkili Özel Kurumlar | İlgili mevzuat hükümleri uyarınca kanunen belirlenmiş belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve yine kanunun belirlediği çerçevede faaliyetlerini devam ettiren kurum veya kuruluşlardır. | İlgili özel kurum ve kuruluşların yürütmekte olduğu faaliyetler kapsamında giren konular ile ilgili sınırlı olarak kişisel veriler paylaşılmaktadır |
İş Ortakları | Şirketimizin bizzat veya Grup Şirketleri ile birlikte muhtelif ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla iş ortaklığı kurduğu taraflardır. | İş ortaklığının kurulması ve sürdürülmesinin temini amacıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılmaktadır |
- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
- Matbu Ortamlar : Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
- Yerel Dijital Ortamlar : ANKARA BİLLURİYE bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.
- Bulut Ortamlar : ANKARA BİLLURİYE bünyesinde yer almamakla birlikte, ANKARA BİLLURİYE’nun kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.
ANKARA BİLLURİYE; kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Buna göre teknik ve idari tedbirlere ek olarak şirket içi denetim mekanizması da işletilmektedir. Bu anlamda KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak ANKARA BİLLURİYE; işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
VERİ SAHİBİ | VERİ KATEGORİSİ | VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan | İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri | Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Çalışan | İşyeri Kişisel Sağlık Dosyası İçeriğindeki Veriler | Hizmet akdinin devamında ve hitamından itibaren 30(otuz) yıl müddetle muhafaza edilir. |
İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile ANKARA BİLLURİYE arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri | İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, ANKARA BİLLURİYE ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Ziyaretçi | ANKARA BİLLURİYE’ye ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçi'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları. | 2 yıl süre ile saklanır. |
İnternet Sitesi Ziyaretçisi | İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri | 2 yıl süre ile saklanır. |
Çalışan Adayı | Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler | En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır. |
Stajyer(öğrenci) | Stajyer'e ait staj dosyasında yer alan bilgiler | Staj ilişkisinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren de 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir. |
Müşteri | Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri | Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Müşteri | Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi | 2 yıl süre ile saklanır. |
Potansiyel Müşteri | Potansiyel Müşteri ile ANKARA BİLLURİYE arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları | 2 yıl süre ile saklanır. |
ANKARA BİLLURİYE’nun İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar | ANKARA BİLLURİYE’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile ANKARA BİLLURİYE arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ANKARA BİLLURİYE’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri | ANKARA BİLLURİYE’nin İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, ANKARA BİLLURİYE ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır. |
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ VE İMHASI
ANKARA BİLLURİYE tarafından toplanan Kişisel Veriler aşağıdaki tanımlı yöntemlere göre silinir/imha edilir. Buna göre ANKARA BİLLURİYE bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde re’sen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yasada yer alan tanımıyla 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Silme/İmha İşlemlerine İlişkin Yöntemler:
- Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler; saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
- Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi tarafından kâğıt imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
- Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.
- KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ VE BU YÖNDEKİ KAYITLAR
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.